RapidSugar | Het e-mail performance bureau

E-mail deliverability, stap 1: de adressendatabase

Het wordt steeds moeilijker om de inbox van de klant te bereiken. En er zijn ongelooflijk veel dingen die je kan doen om e-mail deliverability positief of negatief te beïnvloeden. E-mail deliverability wordt steeds complexer. Maar de basis blijft hetzelfde: alles draait om reputatiemanagement.

De Reputatie Cyclus

De reputatie die je als verzender hebt is te vergelijken met een rapportcijfer. De ene dag haal je een negen en belandt alle e-mail keurig in de inbox. Een dag daarna zijn er teveel klachten geweest en krijg je een vijf, waardoor er e-mails in de junkfolder verdwijnen, niet worden geaccepteerd of traag verzonden worden. Om het rapportcijfer in de hand te houden heeft RapidSugar de Reputatie Cyclus ontwikkeld. Deze Reputatie Cyclus behelst de volgende vijf hoofdonderdelen die samen zorgen voor een optimaal ingericht e-mailplatform. Als je deze vijf stappen regelmatig controleert, blijft je reputatie goed: 1. kwaliteit van de adressendatabase 2. inhoud van de e-mail 3. reputatie van de e-mailserver 4. instelling van het verzendproces 5. gedrag van de ontvanger We behandelen deze vijf onderdelen in een serie van vijf blostposts. Als je al deze blogs leest, weet je precies wat je kan doen om je eigen e-mail deliverability te verbeteren. In deze eerste blogpost lees je hoe de adressendatabase het beste beheerd kan worden.

  1. kwaliteit van de adressendatabase
  2. inhoud van de e-mail
  3. reputatie van de e-mailserver
  4. instelling van het verzendproces
  5. gedrag van de ontvanger

We behandelen deze vijf onderdelen in een serie van vijf blostposts. Als je al deze blogs leest, weet je precies wat je kan doen om je eigen e-mail deliverability te verbeteren. In deze eerste blogpost lees je hoe de adressendatabase het beste beheerd kan worden.

1. De kwaliteit van je adressendatabase

Het goed beheren van de adressendatabase is ontzettend belangrijk voor de reputatie de verzender. Spamfilters analyseren het gedrag van een verzender om spamgedrag te signaleren. Je kunt een aantal dingen doen om de adressendatabase goed te beheren, de belangrijkste: bounce management en klachtenbeheer.

Bounce management
In de strijd tegen altijd aanwezige spam hebben Internet Service Providers (ISP’s) verschillende technieken bedacht om spam uit de eigen netwerken te weren. Zo kijken veel ISP’s naar het aantal niet bestaande e-mailadressen die jij probeert te bereiken.

De theorie is dat spammers niet de moeite nemen om adressen die hard bouncen te verwijderen of lukraak e-mailadressen proberen te bereiken in de hoop dat deze niet bouncen. Dit betekent dan ook dat het verwijderen van hard bouncers een absolute must is. En dat als je per ongeluk een mailing stuurt naar een oude base met niet-bestaande adressen, je vrijwel direct een reputatieprobleem zult hebben.

Het belang van bounce managament
Spamtraps zijn adressen die ISP’s zelf hebben aangemaakt en nooit voor een nieuwsbrief zijn opgegeven. Het kunnen ook adressen zijn die voorheen in gebruik waren, maar verlopen zijn. De ISP neemt het adres dan in gebruik als spamtrap om na te gaan welke verzenders het e-mailadres (vaak na een jaar inactiviteit) alsnog proberen te benaderen. Iedereen die toch mailt heeft geen goed bounce management. En dat is niet goed voor je reputatie, zacht gezegd.

Klachtenbeheer
Aanbieders van mailboxen (providers en e-mailclients) pakken spam ook hard aan. Het is voor hen zelfs een belangrijk speerpunt om klanten te winnen. Denk bijvoorbeeld aan de Priority Inbox van Gmail en Outlook Sweep.

Bijna elke e-mailclient heeft ook een ‘dit-is-spam’ knop opgenomen in de interface. Als je daar op klikt laat je weten dat je een e-mail als ongewenst beschouwt. Die klachten worden erg serieus genomen en hebben een grote invloed op jouw reputatie. Bij veel providers kan zo’n klacht worden opgevraagd. Je zou daarop een aparte campagne kunnen starten, specifiek voor deze klagers. Je kan ze natuurlijk ook direct uitschrijven. Het opvragen en goed verwerken van klachten draagt bij aan een goede reputatie.

Klachten voorkomen
Maar idealiter klikt er natuurlijk niemand op ‘dit-is-spam’. Zorg er daarom voor dat de uitschrijflink in je e-mail goed zichtbaar is. Een klik op de uitschrijflink is namelijk niet schadelijk voor je verzendreputatie. Zorg er ook voor dat je ontvangers goed weten wat ze van jouw e-mails kunnen verwachten. Geef bij het inschrijfproces goed aan met welke frequentie je gaat e-mailen. Nog beter is om dit instelbaar te maken, zodat een ontvanger zelf kan kiezen hoe vaak hij e-mails wil ontvangen.

Verbeter je deliverability (1/5)
Door goed om te gaan met bouncers en klachten, kan je ervoor zorgen dat de kwaliteit van je adressendatabase goed blijft. In de volgende blogpost zullen we bespreken welke invloed de inhoud van de e-mail heeft op je reputatie. Dat is de volgende stap in de Reputatie Cyclus.